Daxili audit funksiyasının fəaliyyəti yekun hesabatın təqdim edilməsi ilə başa çatmır. Qlobal Daxili Audit Standartları 15-ci Prinsip, eləcə də 15.1 və 15.2 saylı Standartlar daxili audit funksiyasının üzərinə mühüm bir öhdəlik qoyur. Daxili audit funksiyası proses sahiblərinin(risk sahibləri) Audit tapıntıları üçün nəzərdə tutulmuş tövsiyələri və ya fəaliyyət planlarını icra edib-etmədiyinə əminlik verir. Monitorinq prosesi audit fəaliyyətinin təşkilat üçün real dəyər yaratmasını təmin edən əsas mexanizmlərdən biridir. Effektiv izləmə sistemi olmadıqda, hətta ən mühüm tapıntılar və peşəkar tövsiyələr belə praktiki fayda verməyə bilər.
İzləmə prosesi audit nəticələrinin təqdim edildiyi andan etibarən aydın tədbirlərin müəyyənləşdirilməsi ilə başlayır. 15.1 saylı Standart tələb edir ki, yekun audit hesabatında tapıntıların aradan qaldırılması üçün məsul şəxslər və icra müddətləri dəqiq göstərilsin. Bu elementlər həm hesabatlılıq mühiti yaradır, həm də daxili audit funksiyasının monitorinq aparması üçün zəruri baza formalaşdırır. Bununla belə, auditorların vəzifəsi icra prosesini idarə etmək və ya rəhbərliyə tədbirlərin necə həyata keçirilməli olduğunu diktə etmək deyil. Auditorun əsas rolu proses sahibləri ilə birlikdə müəyyən edilmiş qrafik üzrə irəliləyiş əldə edib-etmədiyini izləmək, mümkün gecikmələri müəyyənləşdirmək və fəaliyyət planlarının effektivliyini qiymətləndirməkdən ibarətdir. Bütün tədbirlər eyni səviyyədə yoxlama tələb etmir. Buna görə daxili audit funksiyası tətbiq olunmuş tədbirlərin effektivliyini qiymətləndirərkən risk əsaslı yanaşmadan istifadə edir.
Yüksək prioritetli tapıntılar
Əhəmiyyətli riskləri əhatə edən tapıntılar üzrə izləmə prosesi daha geniş və detallı qiymətləndirmə tələb edir. Bu hallarda auditorlar:
- nəzarət mexanizmlərinin effektiv işləməsini test edir;
- sənədləri və sistem qeydlərini nəzərdən keçirir;
- əməkdaşlarla müsahibələr aparır;
- nəzarət prosedurlarının praktik tətbiqini müşahidə edirlər.
Məqsəd nəzarət zəifliyinin aradan qaldırıldığına və qalıq riskin məqbul səviyyəyə endirildiyinə dair kifayət qədər əminlik əldə etməkdir.
Orta prioritetli tapıntılar
Bu kateqoriya üzrə izləmə adətən icranın baş verdiyini və əsas nəzarət mexanizmlərinin işlədiyini təsdiqləyən məhdud testləri əhatə edir. Auditor prosedurları, siyasətləri və təqdim edilmiş sübutları nəzərdən keçirə bilər.
Aşağı prioritetli tapıntılar
Daha aşağı riskli məsələlər üzrə izləmə əsasən rəhbərlikdən alınan məlumatların və təqdim edilmiş sənədlərin nəzərdən keçirilməsi ilə həyata keçirilir.
Effektiv nəzarətin təmin olunması üçün icra olunmamış fəaliyyət planlarının sistemli şəkildə izlənilməsi vacibdir. 15.2 saylı Standarta əsasən, daxili auditorlar izləmə sistemində tədbirlərin cari statusunu mütəmadi olaraq yeniləməlidirlər.
Bu sistem aşağıdakı məqsədlərə xidmət edir:
- tapıntıların, tövsiyələrin və fəaliyyət planlarının mərkəzləşdirilmiş qaydada uçotunun aparılması;
- fəaliyyət planlarının statusunun operativ izlənilməsi;
- rəhbərliklə davamlı kommunikasiya imkanının yaradılması;
- İdarə Heyətinə və yüksək rəhbərliyə etibarlı məlumat təqdim edilməsi;
- sistematik gecikmələrin və təkrarlanan problemlərin müəyyənləşdirilməsi.
İzləmə sistemində hər bir fəaliyyət planı üzrə aşağıdakı məlumatlar saxlanılmalıdır:
| Məlumat | Təsviri |
|---|---|
| Mənbə | Audit hesabatının adı |
| Tapıntının təsviri | Tapıntının mahiyyəti |
| Fəaliyyət planı | Razılaşdırılmış tədbirlər |
| Məsul şəxs | İcra üçün cavabdeh əməkdaş və ya şöbə |
| Son icra tarixi | İcra üçün müəyyən edilmiş son müddət |
| Cari status | Tamamlanıb, davam edir və ya gecikir |
| Qeydlər | Rəhbərliyin təqdim etdiyi izahat və məlumatlar |
Bir çox təşkilatda izləmə prosesi audit idarəetmə proqramları vasitəsilə həyata keçirilir. Audit tapşırıqları yekunlaşdıqdan sonra tapıntılar, fəaliyyət planları, məsul şəxslər və icra müddətləri sistemə daxil edilir.
Bu sistemlər:
- avtomatik xatırlatma bildirişləri göndərir;
- status yeniləmələrini izləyir;
- analitik hesabatlar və statistik məlumatlar formalaşdırır;
- fəaliyyət planlarını prioritet və biznes bölmələri üzrə qruplaşdırmağa imkan verir.
Daxili auditdə monitorinq və izləmə prosesi audit fəaliyyətinin effektivliyini təmin edən əsas elementlərdən biridir. Sistemli və risk əsaslı izləmə yanaşması audit tapıntılarının yalnız sənədləşdirilməsi ilə kifayətlənməyərək, təşkilatda real və davamlı təkmilləşməyə səbəb olmasını təmin edir.